Los flujos de información garantizan la transparencia en los procesos y sistemas diseñados y desarrollados por la dirección. La gestión de riesgos empresariales requiere un proceso continuo de obtención y uso compartido de la información necesaria de los recursos internos y externos, que fluye hacia arriba, hacia abajo y en toda la organización. Los flujos de información se refieren al flujo de información de cumplimiento y normativa de arriba a abajo y de abajo a arriba.

La función de cumplimiento recibe los anuncios reglamentarios, y el director de cumplimiento es responsable de difundir los anuncios a los jefes de departamento y partes interesadas pertinentes. El flujo de información de cumplimiento es necesario para mantener el apetito de riesgo de cumplimiento de la organización. Si la información de cumplimiento no se comparte con las partes interesadas, aumenta el riesgo de incumplimiento, lo que puede generar pérdidas de reputación, operativas y financieras.

Flujos de información

El flujo de requisitos de cumplimiento destaca los roles y responsabilidades de las diferentes partes interesadas de la organización. Estas partes interesadas son responsables ante el comité de cumplimiento y la administración si no cumplen con la información de cumplimiento recibida de la función de cumplimiento o del equipo de cumplimiento.

El flujo de información de arriba a abajo enfatiza la importancia de la administración y el compromiso de la junta con la gestión de riesgos de cumplimiento. Los empleados se sienten comprometidos cuando el flujo de información de arriba a abajo es transparente y regular. La junta y la gerencia marcan la pauta difundiendo la información en el futuro. Los empleados se vuelven responsables ante la gerencia por sus respectivos cumplimientos e incumplimientos corporativos. Por ejemplo, el equipo de apertura de cuenta es responsable ante el comité de administración y cumplimiento por el incumplimiento de los requisitos reglamentarios contra el lavado de dinero / conozca a su cliente o AML / KYC.

Del mismo modo, la administración difundió la información relacionada con los requisitos de inversión al equipo de tesorería. El equipo de tesorería es responsable de cumplir con las reglas de las inversiones definidas e implementadas por la junta y la administración de la organización. El equipo de Tesorería debe invertir los fondos de la organización solo en aquellas vías o activos aprobados y permitidos por el regulador y la administración. En caso de incumplimiento de los requisitos de inversión, el equipo de tesorería será responsable del incumplimiento de la información difundida de arriba a abajo.

La información también fluye de abajo hacia arriba, como denunciar los casos de acoso a través del programa de denuncia de irregularidades de la organización. Estos son requisitos regulatorios, donde la gerencia establece estándares y procesos donde la información fluye desde la gerencia media hasta la alta gerencia.

Del mismo modo, los incidentes de fraude son reportados a la alta gerencia por el identificador de fraude, que puede ser el personal de administración de nivel inferior. Este flujo de información es de abajo hacia arriba, lo que alerta a la gerencia para que aplique los controles y procedimientos de investigación pertinentes para evitar o minimizar las pérdidas operativas, de reputación y financieras.

En las organizaciones donde se implementan procesos definidos relacionados con el flujo de información interdepartamental, de arriba a abajo y de abajo hacia arriba, se minimiza la posibilidad de incumplimientos normativos. Esto se debe a que el flujo de información oportuno permite a los empleados de toda la organización identificar, comprender e implementar los requisitos reglamentarios para evitar posibles pérdidas operativas, regulatorias y financieras.

Una relación de trabajo constructiva y cooperativa y un flujo de información entre las funciones de cumplimiento y los departamentos comerciales se implementan en la organización para facilitar la identificación y gestión general de los riesgos de cumplimiento. Esta colaboración ayuda a los departamentos y funciones a mantener la imagen corporativa y el estado de cumplimiento.

Reflexiones finales

El intercambio de información entre personas, procesos y sistemas dentro de una organización se conoce como flujo de información. Puede ser difícil mantener a los empleados en la misma página cuando trabajan en diferentes ubicaciones, dispositivos y departamentos.