Evaluar quién va a cometer el fraude. Qué personas y departamentos son los más propensos a cometer fraude. La alta dirección de la organización debe evaluar los riesgos de fraude a los que está expuesta la organización. Para evaluar adecuadamente los riesgos de fraude inherentes a los procesos empresariales y a los departamentos, la dirección tiene que examinar la organización en forma de diferentes departamentos y subdepartamentos, que constituyen colectivamente la organización.
Evaluar quién cometerá el fraude: Paso 4 en la gestión de riesgos
La evaluación de los riesgos de fraude en los distintos departamentos permite a la dirección profundizar en las actividades operativas de los distintos departamentos, que también ponen de manifiesto a las personas que realizan actividades fundamentales. Este análisis pone de manifiesto las áreas en las que la separación de funciones es imprescindible o los procesos en los que los controles se consideran débiles.
Cada departamento está dirigido por diferentes empleados, que suelen trabajar bajo la supervisión de un jefe de departamento, por ejemplo, el departamento de Finanzas está dirigido por el Director Financiero (CFO), y el CFO cuenta con un equipo financiero para garantizar que las transacciones financieras se registren de manera precisa y oportuna en el sistema financiero o en los estados financieros de la empresa.
El director financiero, que es el propietario del proceso financiero, es el principal responsable de identificar los riesgos de fraude en el sistema financiero con la ayuda de su equipo financiero.
El director financiero debe analizar las funciones y responsabilidades de su equipo financiero, especialmente de aquellos que realizan procesos cruciales, como el registro de activos fijos, las autorizaciones de pago, etc. Estos procesos en los que intervienen fondos o autorizaciones de fondos suelen conllevar más elementos de riesgo de fraude que aquellos en los que no hay entradas ni salidas de fondos.
Departamento de ventas
Del mismo modo, el departamento de ventas está dirigido por el jefe de ventas que dirige el departamento de ventas con su equipo de ventas. El jefe de ventas debe identificar los riesgos de fraude en el departamento de ventas para garantizar que cualquier posible riesgo de fraude relacionado con las ventas se identifique y mitigue de manera oportuna.
Una organización de fabricación típica consta de los siguientes departamentos:
- Producción
- Gestión de la cadena de suministro, incluida la adquisición
- Negocios y ventas
- Marketing
- Finanzas
- Operaciones
Todos los departamentos mencionados tienen objetivos, procesos y controles internos diferentes. Es responsabilidad de cada jefe de departamento y de los empleados que trabajan en él identificar y denunciar los riesgos de fraude o las actividades fraudulentas.
La dirección debe evaluar los incentivos y las presiones para identificar a las personas y los departamentos con más probabilidades de cometer fraude.
Tipos de fraude empresarial
El fraude puede adoptar muchas formas, pero puede dividirse en tres tipos: malversación de activos, corrupción y fraude en los estados financieros. A pesar de ser el menos costoso, la apropiación indebida de activos representó el 90% de todos los casos de fraude investigados. Se trata de esquemas en los que un empleado roba o explota los recursos de la organización. Robar dinero en efectivo antes o después de que se haya registrado, hacer solicitudes falsas de reembolso de gastos y/o tomar activos no monetarios de la organización son ejemplos de apropiación indebida de activos.
- El fraude en los estados financieros representó menos del 5% de los casos, pero dio lugar a la mayor pérdida media. Se trata de esquemas en los que se omite información en los informes financieros de la empresa o se falsea intencionadamente. Esto puede adoptar la forma de activos inflados, pasivos ocultos o ingresos ficticios.
- La corrupción se situó en el medio, representando menos de un tercio de todos los casos. Las tramas de corrupción se producen cuando los empleados utilizan su influencia en las transacciones comerciales en su beneficio, al tiempo que incumplen sus obligaciones con el empresario. El soborno, la extorsión y el conflicto de intereses son ejemplos de corrupción.
Conozca a sus empleados
Los autores de los fraudes suelen presentar características de comportamiento que indican su intención de cometerlos. La observación y la escucha de los empleados pueden ayudarle a identificar los posibles riesgos de fraude. La dirección debe implicarse con sus empleados y dedicar tiempo a conocerlos. A menudo, un cambio de actitud puede alertar de un riesgo potencial.
Esto también puede poner de manifiesto los problemas internos que deben abordarse. Por ejemplo, si un empleado no se siente valorado por el empresario o está enfadado con su jefe, puede cometer un fraude como forma de represalia. Cualquier cambio de actitud debe hacerle prestar mucha atención a ese empleado.
Reflexiones finales
No se puede exagerar la importancia de la prevención y la detección para reducir estas pérdidas. Todas las organizaciones deberían tener un plan en marcha porque prevenir el fraude es mucho más fácil que recuperar las pérdidas después del hecho. Los servicios de contabilidad forense pueden ayudar a evitar estas situaciones y a descubrir el fraude financiero. Puede ayudarle a determinar dónde ha ido a parar el dinero robado y cómo recuperarlo.
