Política de la empresa. Debe existir una política escrita de cumplimiento contra el soborno y la corrupción que prohíba prometer, ofrecer, dar, solicitar o recibir cualquier cosa de valor, directa o indirectamente a través de terceros, para influir en una acción u obtener una ventaja indebida.
Política de la empresa: Elementos del Programa de Cumplimiento ABC #2
Elprograma de cumplimiento contra el soborno y la corrupción prohíbe falsificar u ocultar cualquier libro, registro o cuenta que se relacione con el negocio de la empresa, sus clientes, proveedores u otros socios comerciales, y define e identifica el riesgo elevado de interacción con los Funcionarios Públicos.
El programa de cumplimiento permite a los empleados denunciar posibles sobornos de forma confidencial y protege a los empleados de las represalias por denuncias de buena fe. Notifica a los empleados las posibles consecuencias del incumplimiento y obtiene un compromiso firme y visible de la Alta Dirección, los empleados y los miembros del Consejo de Administración.
Política ABC
Una política ABC debe ser aplicable a toda la empresa y reflejar la tolerancia cero al soborno, y de igual modo, prohibir los pagos de facilitación. Debe ser impulsado por el «tono desde arriba» de la Alta Dirección y el Consejo y servir de base para todas las normas y procedimientos ABC relacionados. La política, el código de conducta/declaración de ética o los manuales relacionados también deben hacer referencia a la responsabilidad de todos los empleados, a la reputación de la organización y a ellos mismos de los riesgos derivados del soborno y la corrupción, y establecer las posibles consecuencias del incumplimiento. La política debe aplicarse y ser fácilmente accesible a todas las partes del front, middle y back office, incluyendo funciones como Finanzas, Impuestos, Operaciones y Recursos Humanos.
La política debe aplicarse y abordar los posibles riesgos de soborno y corrupción que pueden surgir en departamentos como los de Asuntos Corporativos, Marketing, Patrocinios, Instalaciones, Desarrollo de Negocios, Bienes Inmuebles Corporativos y Adquisiciones, particularmente dada su estrecha interacción con proveedores externos y de servicios. Por su función, también pueden entrar en el ámbito de aplicación determinados empleados temporales, proveedores de servicios externos, contratistas y otro personal.
La política debe prohibir toda contabilidad inadecuada o la ocultación de una actividad financiera completa y exacta. Los empleados de front, middle y back-office comparten la responsabilidad de documentar con exactitud cualquier cosa de valor proporcionada a los clientes, clientes potenciales y funcionarios públicos, así como los pagos a terceros y cualquier aprobación exigida por otras políticas y procedimientos internos, de forma transparente para el control y la garantía. La organización también puede considerar la posibilidad de mantener la documentación de cualquier cosa de valor proporcionada por clientes, clientes potenciales, funcionarios públicos y terceros. Los requisitos legales y reglamentarios aplicables deben mantener la documentación.
Leyes ABC
Las leyes ABC generalmente tratan a los Funcionarios Públicos (ver la definición propuesta más abajo), ya sean nacionales o extranjeros, así como a sus representantes/agentes, como presentando mayores riesgos de corrupción para las empresas que buscan obtener o retener negocios gubernamentales u obtener o influenciar la acción gubernamental (por ejemplo, acción legislativa, aprobaciones regulatorias o licencias). La organización debe asegurarse de que sus políticas identifican el riesgo elevado de la interacción con los Funcionarios Públicos y proporcionan una definición clara del término para ayudar a los empleados a identificar los riesgos asociados. Dicha definición puede incluir el grado de propiedad, control o influencia estatal de una entidad que haría que la organización tratara a los empleados de dicha entidad como funcionarios públicos.
La organización debe establecer un proceso para recibir, investigar, resolver y documentar las denuncias de presunta mala conducta, incluidos el soborno y la corrupción. El proceso debe incluir una «línea directa» de denuncia u otros mecanismos de denuncia disponibles para todos los empleados y, potencialmente, para las partes externas, permitiendo la denuncia anónima, cuando esté legalmente permitido. Además, cada organización debe garantizar y dar a conocer que los empleados que denuncien de buena fe posibles conductas indebidas no serán objeto de represalias.
La organización debe contar con orientaciones adecuadas para las personas responsables de llevar a cabo las investigaciones de las denuncias de buena fe de mala conducta. Las directrices deben exigir una confidencialidad adecuada durante todo el proceso y garantizar el cumplimiento de las leyes o reglamentos aplicables. En algunas situaciones, puede ser aconsejable contratar a un abogado externo o a recursos contables para que le ayuden a realizar la investigación.
Deben tomarse las medidas disciplinarias apropiadas cuando una investigación confirme una violación de las leyes anticorrupción o de la política. La organización también debe tomar medidas para remediar el daño individual de dicha actividad y, si procede, medidas razonables para mitigar su reaparición en el futuro.
Reflexiones finales
El cumplimiento de las normas contra el soborno y la corrupción (también conocido como cumplimiento ABC) es fundamental para su organización, ya que su incumplimiento plantea riesgos importantes. También es importante porque el soborno y la corrupción deshumanizan a las personas y socavan el crecimiento económico y las oportunidades. Para evitar este tipo de daños y contribuir positivamente al crecimiento de la sociedad, debe contar con procedimientos permanentes de cumplimiento de la normativa contra el soborno y la corrupción. Si no tiene uno, debe instalarlo. Si ya tienes uno, nada te impide mejorarlo.
