Seguimiento del cumplimiento de los controles. Los procedimientos y procesos de supervisión y revisión independientes adoptados por el responsable de ABC deben ser estandarizados, uniformes, pertinentes y coherentes con las prácticas de gestión de riesgos de soborno y corrupción de toda la empresa.

Estos procedimientos de supervisión y revisión permiten agregar sistemáticamente los datos y la información para identificar cualquier patrón, tema o tendencia de soborno y corrupción que pueda indicar las debilidades generales del sistema de control interno. El funcionario ABC realiza revisiones e investigaciones y verifica la información clave obtenida y utilizada como prueba.

Supervisión del cumplimiento de los controles: Elementos del Programa de Cumplimiento ABC #6

Además de la evaluación periódica del riesgo de soborno y corrupción realizado por el oficial ABC, el oficial ABC lleva a cabo las revisiones independientes de cumplimiento normativo, basadas en una muestra relevante, de las actividades materiales y de alto riesgo de la organización, donde el incumplimiento de los riesgos antisoborno y corrupción puede tener graves implicaciones regulatorias en la reputación, estrategia, estabilidad financiera y posición de la organización en el sector. 

Oficial ABC

Las revisiones de los responsables de ABC deben, como mínimo, abarcar áreas como el conocimiento de los requisitos normativos en materia de lucha contra el soborno y la corrupción, y la adecuación de los controles de cumplimiento, con las acciones necesarias para colmar las lagunas identificadas en los controles internos.

El responsable de ABC decide los ámbitos, los procesos y la frecuencia de los informes periódicos sobre los riesgos de cumplimiento para los superiores jerárquicos y la alta dirección. Sobre la base de los informes de lucha contra el soborno y la corrupción, el responsable de la lucha contra el soborno debe informar al comité de lucha contra el soborno y al Consejo de Administración sobre las observaciones y los resultados con los análisis adecuados de los riesgos de soborno y corrupción en la organización.

Control y pruebas periódicas

La organización debe revisar el cumplimiento de los controles ABC a través de la supervisión continua y las pruebas periódicas. Para hacerlo con eficacia, las empresas deben mantener y cumplir con políticas razonables de conservación de registros. El monitoreo basado en el riesgo o las pruebas de la actividad de los empleados para detectar casos de incumplimiento de los requisitos de la política y los procedimientos deben ser parte del marco de control general establecido en torno al soborno y la corrupción (por ejemplo, el monitoreo posterior a la transacción del reembolso de gastos, la hospitalidad comercial, los patrocinios y los eventos corporativos).

La organización también se enfrenta a riesgos de corrupción relacionados con los clientes, como se resume brevemente a continuación. Dichos riesgos quedan fuera del ámbito principal de esta Guía, y la estructura organizativa específica de una organización puede delegar en unidades distintas del responsable del programa de cumplimiento la autoridad para gestionar dichos riesgos.

Riesgos potenciales

Las organizaciones deben tener en cuenta los posibles riesgos derivados de las actividades comerciales relacionadas con los acuerdos, como la suscripción, los préstamos y las operaciones de asesoramiento. Por ejemplo, las iniciativas de financiación de proyectos para apoyar proyectos de infraestructura/construcción del sector público o la explotación de recursos naturales pueden ser vulnerables al pago de sobornos u otras actividades corruptas, especialmente en jurisdicciones de alto riesgo. Cuando una IF recauda fondos o los pone a disposición de un cliente que luego se determina que está involucrado en sobornos o corrupción, puede sufrir un daño a su reputación y, en algunas circunstancias, podría incurrir en responsabilidad por facilitar o ayudar explícita o implícitamente a la actividad ilícita del cliente.

Al tomar un RBA, la organización debe considerar las posibles implicaciones de soborno y corrupción de las actividades propuestas relacionadas con el acuerdo, realizar la debida diligencia ABC y tomar las medidas adecuadas para mitigar cualquier riesgo identificado. Puede ser conveniente incluir protecciones contractuales ABC en los documentos de la operación y aprovechar los esfuerzos de los abogados de cobertura de la operación u otros procesos de control relacionados con la misma (por ejemplo, comités de revisión de la operación, comités de aprobación de créditos) para identificar y mitigar este tipo de riesgos.

Requisitos de formación en materia de soborno y corrupción

Como parte de la supervisión del riesgo de soborno y corrupción, la dirección debe comprobar los requisitos de formación en materia de soborno y corrupción para garantizar que los requisitos legales y reglamentarios aplicables de los reguladores se cubren en los materiales de formación y las sesiones impartidas a los empleados. El responsable de ABC supervisa que todas las sesiones de formación se registren para tener un registro de las personas a las que se imparten las sesiones de formación y del contenido impartido en las mismas. Teniendo en cuenta el historial de capacitación, se debe garantizar que todos esos empleados, incluidos los nuevos miembros, estén alineados para las sesiones de capacitación contra el soborno y la corrupción. 

El monitoreo del soborno y la corrupción relacionados con regalos y hospitalidad, contratación o pasantías, donaciones caritativas y contribuciones políticas, y los cambios en las actividades comerciales que pueden aumentar materialmente la exposición a los riesgos de soborno y corrupción hacen que el proceso general de monitoreo sea relevante y efectivo. 

Las actividades de control también incluyen las transacciones, los productos ofrecidos, los servicios prestados, incluidos los que implican a organizaciones estatales o funcionarios públicos, y las actividades de las sucursales y filiales de la organización. La organización debe tomar medidas para ajustar y actualizar su programa de cumplimiento, y dichos ajustes también deben destacarse en la formación para garantizar que todas las actualizaciones y los requisitos actuales se proporcionen a los empleados mediante clases de formación impartidas por los expertos en la materia, incluido el responsable de cumplimiento.

Reflexiones finales

La disponibilidad de los datos necesarios para probar los controles ha aumentado en los últimos años, lo que permite realizar más actividades de prueba automatizadas. Los controles de cumplimiento suelen estar automatizados y ser aplicados por los sistemas, pero en ocasiones son eludidos por los empleados. La monitorización continua del control es posible gracias a la digitalización de los controles de cumplimiento y a la mayor disponibilidad de datos (CCM).