Los requisitos de documentación para cualquier proceso comercial son vitales para mantener la transparencia, garantizar el cumplimiento de las regulaciones y servir como prueba de transacciones, lo que puede ser fundamental para mitigar los riesgos de fraude y resolver disputas si surgen.
¿Qué requisitos de documentación hay que mantener? Guarde todos los documentos con evidencia de los antecedentes, el propósito de las transacciones, el desencadenante, la investigación llevada a cabo y todos los hallazgos y conclusiones. El mantenimiento de registros se aplica a los casos en los que presentó un Informe de actividad sospechosa, o SAR, y para cualquier caso abierto, cerrado y no informado.
Requisitos de documentación de los RAS
La documentación debe explicarse por sí misma, lo que significa que un colega debe poder revisar y comprender el caso en un corto período de tiempo si la policía regresa con preguntas. Asegúrese de que un tercero calificado, como auditores o reguladores, pueda seguir la lógica y los antecedentes de un caso. La información debe estar fácilmente disponible para los investigadores u oficiales de delitos financieros en una base de necesidad de saber para ayudar a la policía si tienen preguntas de seguimiento.
Si una acción o transacción que parecía inusual tiene una explicación razonable, es correcto no presentar un SAR. Pero también hay razones equivocadas para no presentar un SAR, que deben evitarse. La ceguera voluntaria es un principio legal utilizado en algunas jurisdicciones en el lavado de dinero y otros casos. La ceguera voluntaria es la «evitación deliberada del conocimiento de los hechos» o la «indiferencia intencional».
Otra razón es el retraso, que impide que las instituciones presenten SAR con prontitud. Un problema de trabajo atrasado o de personal nunca es una razón aceptable para no presentar un SAR con prontitud.
A veces, puede sentir presión desde el lado comercial de la institución para no perder un cliente importante, lo cual es un enfoque miope con graves consecuencias. El Oficial de Informes de Lavado de Dinero, o MLRO, debe ser independiente de la empresa.
Documentación justificativa de los RAS
La Red de Aplicación de los Delitos Financieros (FinCEN)1 publica estas orientaciones para aclarar:
- La Ley de Secreto Bancario (BSA) exige que las instituciones financieras proporcionen documentación de respaldo para los Informes de Actividades Sospechosas (SAR) en respuesta a las solicitudes de FinCEN y las agencias apropiadas de aplicación de la ley o supervisión.
- Qué se entiende por «documentación de apoyo» en los reglamentos SAR
- Cuando la divulgación de documentación de respaldo requiere el uso de un proceso legal
Qué constituye la documentación justificativa
El término «documentación de respaldo» se refiere a todos los documentos o registros que ayudaron a una institución financiera a determinar que una actividad en particular requería una presentación SAR. Al presentar un SAR, una institución financiera debe identificar la documentación de respaldo, y esta documentación debe ser archivada por la institución.
La forma en que una institución financiera guarda la documentación de apoyo puede diferir de una institución a otra, pero cada institución debe especificar su propio método en los procedimientos escritos de su programa contra el blanqueo de capitales. Por ejemplo, los procedimientos de una institución financiera pueden requerir que toda la documentación de respaldo para un SAR específico se mantenga en una sola carpeta de archivos o se escanee y guarde en un archivo de datos.
Lo que constituye la documentación justificativa se determina en función de los hechos y las circunstancias de cada presentación. Las instituciones financieras deben identificar la documentación de apoyo en la narrativa del RAS, como se indica en cada uno de los formularios del RAS, que puede incluir, por ejemplo, registros de transacciones, información de cuentas nuevas, grabaciones, mensajes de correo electrónico y correspondencia. Si bien los elementos identificados en la narrativa de la RAE generalmente se consideran documentación de respaldo, un documento o registro puede calificar como documentación de respaldo incluso si no se identifica en la narrativa.
Reflexiones finales
El mantenimiento riguroso de la documentación relacionada con los informes de actividades sospechosas (SAR) y todas las transacciones y acciones relacionadas es fundamental para garantizar operaciones financieras sólidas, integrales y compatibles. Todos los materiales que evidencian los antecedentes, propósito, desencadenantes, investigaciones y conclusiones de cualquier transacción bajo escrutinio, incluidos los casos reportados y no reportados, deben preservarse meticulosamente. Esta práctica no solo fomenta la transparencia, sino que también ayuda a facilitar las revisiones por parte de auditores externos, reguladores o fuerzas del orden, en caso de que surja la necesidad.
Además, sirve para proteger a las instituciones de posibles problemas como la ceguera deliberada, el retraso y las presiones comerciales indebidas, al proporcionar un registro detallado de los procesos de toma de decisiones. La orientación de la Red de Ejecución de Delitos Financieros (FinCEN) sobre lo que constituye documentación de respaldo, incluidos los registros de transacciones, la información de cuentas, las comunicaciones y más, subraya la necesidad de un enfoque exhaustivo y estandarizado para la documentación de SAR dentro de las instituciones financieras.
