Los controles a nivel de actividad. Una organización se compone de varios departamentos y cada departamento se compone de varios subdepartamentos o unidades. Por ejemplo, un departamento financiero puede estar formado por diferentes subdepartamentos como el de informes financieros, el de impuestos, el de presupuestos, el de pagos, etc.

Controles de nivel de actividad

Los controles a nivel de actividad están integrados en los departamentos, subdepartamentos o procesos. Son diseñados y aplicados por la dirección. Los controles a nivel de actividad protegen al departamento o proceso específico de una variedad de riesgos y amenazas.

Los controles a nivel de actividad se desarrollan para los diferentes departamentos y funciones de la organización, como finanzas, marketing, fabricación, ventas, investigación y desarrollo, operaciones, tesorería, etc. Los controles a nivel de actividad se diseñan e implementan para identificar las amenazas y mitigar los riesgos inherentes a nivel de proceso. Cada subdepartamento tiene diferentes procesos, como el subdepartamento de pagos, que suele tener procesos como la recepción de facturas, la comprobación de saldos, la preparación de avisos de pago, la obtención de aprobaciones y la realización de pagos a los proveedores.

Del mismo modo, el departamento de cumplimiento de una organización puede tener diferentes subdepartamentos o procesos, como el departamento de lucha contra el blanqueo de capitales (AML), el departamento de controles internos, el departamento de cumplimiento normativo, etc. Todos estos subdepartamentos de cumplimiento deben tener procesos y controles definidos. Por ejemplo, el departamento de lucha contra el blanqueo de capitales realiza un seguimiento de las transacciones e investiga las alertas generadas por el sistema de seguimiento de la lucha contra el blanqueo de capitales sobre el incumplimiento de los umbrales de las transacciones de los clientes establecidos por la dirección. La generación de alertas automáticas por parte del sistema de supervisión de la lucha contra el blanqueo de capitales, cuando se supera el umbral de las transacciones, es un control a nivel de actividad.

Dichos controles se refieren a una clase de transacciones, a un saldo de cuenta o a una afirmación de los estados financieros. El saldo de la cuenta puede ser una cuenta de ventas, una cuenta de compras, una cuenta de ingresos, una cuenta de cobros, etc. En esta clase de transacciones y saldos de cuentas se incorporan controles para garantizar que los informes y estados financieros se preparen de forma honesta y justa. Los controles a nivel de actividad garantizan la identificación oportuna de errores y fraudes en los procesos y transacciones empresariales.

La aplicación de controles a nivel de actividad en los procesos y departamentos proporciona a los empleados un enfoque estructurado para desempeñar sus funciones y responsabilidades. Todos los empleados y el personal están obligados a seguir los procesos y los controles incorporados. Los controles a nivel de actividad afectan al modo en que los empleados y el personal desempeñan sus funciones y responsabilidades a diario. Las irregularidades en las transacciones y actividades se ponen de manifiesto mediante la aplicación de controles a nivel de actividad. El desarrollo y la aplicación de los controles a nivel de actividad son una parte importante del sistema general de control interno de la organización.

Ejemplos de controles a nivel de actividad

Analicemos algunos ejemplos y mejores prácticas seleccionadas de controles a nivel de actividad.

Aprobación de la compra de activos fijos

La dirección desarrolla el proceso de compra en el que todas las solicitudes de compra de activos fijos deben ser aprobadas por el jefe de finanzas. El requisito de obtener la aprobación del jefe de finanzas para adquirir activos fijos es un control a nivel de actividad.

Preparación y revisión del estado de conciliación bancaria

Otro ejemplo es cuando el contable debe preparar los estados de conciliación bancaria y hacerlos revisar por el jefe de finanzas. El objetivo de un estado de conciliación bancaria es identificar las diferencias entre el saldo bancario y el saldo mostrado por la dirección en el libro de caja de la organización. La preparación y revisión de los estados de conciliación bancaria es un control a nivel de actividad.

Análisis de varianza

La preparación del presupuesto anual es una actividad importante en cualquier organización, que requiere el uso de juicios, hechos y predicciones. El departamento de presupuestos de la organización prepara el presupuesto y lo hace aprobar por el consejo de administración. El departamento de presupuestación suele tener que supervisar el presupuesto durante el año e identificar las desviaciones entre las cantidades presupuestadas y los resultados reales. Las desviaciones pueden deberse a diversos factores, como tasas de inflación superiores a las previstas en el momento de la elaboración del presupuesto y la devaluación de la moneda. La realización periódica de análisis de desviaciones es un ejemplo de control a nivel de actividad.

Controles a nivel de actividad Objetivo

Los controles a nivel de actividad se refieren a un tipo específico de transacción, saldo de cuenta o revelación de estados financieros. Una empresa suele tener de tres a seis actividades comerciales principales distintas, que pueden incluir:

• Reconocimiento de ingresos/cobro de efectivo/ventas/cuentas por cobrar
• Compras/recibos/gastos/desembolsos en efectivo
• Inventario
• Intereses/deuda
• Contratación/nómina

Los controles en cada una de estas actividades afectarán a una parte más pequeña de los estados financieros y tendrán un impacto directo en la naturaleza y el calendario de otros procedimientos de auditoría para esa actividad. A continuación se presenta un resumen de los controles del nivel de actividad:

• El procesamiento de las transacciones de las cuentas por pagar debe estar separado de las conciliaciones bancarias.
• Nuevos requisitos de aprobación de proveedores
• Conciliación de cuentas de forma regular
• Políticas para la aprobación de tarjetas de tiempo
• Los cambios en las tarifas salariales deben ser aprobados

De acuerdo con las nuevas normas, los auditores deben evaluar si el diseño de los controles internos es tal que la combinación de controles es capaz de detectar o corregir errores materiales en los estados financieros. La comprensión de la naturaleza de un control permite una evaluación eficaz del riesgo, lo que a su vez permite una estrategia de auditoría eficaz y eficiente.

Reflexiones finales

De acuerdo con las nuevas normas, los auditores deben evaluar si el diseño de los controles internos es tal que la combinación de controles es capaz de detectar o corregir errores materiales en los estados financieros. La comprensión de la naturaleza de un control permite una evaluación eficaz del riesgo, lo que a su vez permite una estrategia de auditoría eficaz y eficiente.