El cumplimiento efectivo de las regulaciones y políticas aplicables se ha convertido en un determinante clave del desempeño y la estabilidad de la organización. Los reguladores y organizaciones globales han modificado los marcos de gestión de riesgos de cumplimiento. La creciente competencia y las expectativas regulatorias con respecto a la estabilidad financiera, el cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables y la equidad del cliente exponen a las instituciones financieras a desafíos corporativos clave.
Cómo tener un cumplimiento efectivo
Estas iniciativas globales se centran principalmente en el desarrollo y perfeccionamiento regular de las políticas, procedimientos y marcos de gobierno corporativo, gestión de riesgos, cumplimiento y control interno para permitir una sólida cultura de cumplimiento que aprecie debidamente la importancia del riesgo de cumplimiento. Las políticas y procedimientos son la columna vertebral de las organizaciones porque forman parte del marco general de cumplimiento corporativo.
Las políticas y procedimientos de cumplimiento reflejan todos los requisitos reglamentarios aplicables significativos y clave. Los creadores y revisores de estos documentos deben ser expertos en la materia, capaces de identificar, comprender e incorporar los requisitos reglamentarios.
El comité de cumplimiento y la Junta Directiva deben aprobar las políticas. Las políticas aprobadas constituyen la base para el desarrollo de procedimientos y normas detalladas. Los procedimientos también pueden ser prescritos por los reguladores en ciertas circunstancias, como procedimientos relacionados con acuerdos de subcontratación, procedimientos de incorporación de clientes, etc. En otros casos, la responsabilidad de la gerencia es diseñar, desarrollar e implementar los procedimientos apropiados en diferentes funciones y departamentos.
Los requisitos de las políticas y procedimientos suelen estar en línea con las mejores prácticas internacionales relacionadas con la gestión de riesgos de cumplimiento. Las políticas y procedimientos se utilizan de manera uniforme y sistemática para la identificación, evaluación y gestión de los riesgos de cumplimiento corporativo. Las políticas, procedimientos y estándares tienen como objetivo promover la cultura de cumplimiento habilitadora en la organización en todos los niveles y fortalecer la efectividad del cumplimiento corporativo mediante la adopción de un enfoque estructurado y basado en el riesgo.
Ejemplos de requisitos reglamentarios que generalmente forman parte de la política de cumplimiento incluyen los procesos de diligencia debida y conocer a sus clientes o los requisitos de KYC que se aplicarán para investigar los antecedentes de los clientes potenciales y existentes. El mecanismo de bandera roja se pone en marcha cuando cualquier incidente o riesgo de uso de información privilegiada se eleva a la administración para su investigación y medidas correctivas.
Otro ejemplo de un requisito regulatorio que puede estar cubierto en la política o los procedimientos de cumplimiento corporativo incluye dónde los empleados deben tener especial cuidado al tratar o comunicarse con personas fuera de la oficina. Las empresas implementan políticas en las que la información confidencial no debe compartirse con una persona no autorizada o irrelevante, ya sea dentro o fuera de la oficina.
Se tiene especial cuidado en el comercio y los eventos sociales, donde un empleado puede estar en contacto cercano con otras personas, donde los empleados deben tener especial cuidado al mantener conversaciones sobre temas delicados. Los empleados deben asegurarse de que saben lo que se les permite legítimamente compartir con otros para evitar la divulgación ilegal de información confidencial sobre el valor particular o las acciones de las empresas. Los empleados están obligados a no divulgar información sobre adquisiciones, fusiones, ganancias, advertencias de ganancias o litigios de las compañías.
Reflexiones finales
Las políticas y procedimientos organizacionales proporcionan pautas para los procesos de toma de decisiones y cómo se debe realizar el trabajo en una organización. El aumento de la transparencia, la rendición de cuentas, la uniformidad y la estabilidad son el resultado de tener políticas y procedimientos claros y bien escritos. Las políticas y procedimientos son componentes críticos de cualquier organización. Las políticas y procedimientos, cuando se combinan, proporcionan una hoja de ruta para las operaciones diarias. Aseguran que se sigan las leyes y regulaciones, proporcionan orientación para la toma de decisiones y agilizan los procesos internos.
