Los mecanismos de presentación de informes y comunicación deben estar habilitados para recopilar y reportar información sistémicamente e identificar cualquier patrón de incumplimiento o incumplimiento que indique lagunas en el proceso de cumplimiento. Los procesos de control de cumplimiento deben incluir la verificación de información clave en los informes de cumplimiento corporativo que se compartirán con el comité de cumplimiento y la junta.
Los procedimientos independientes de monitoreo, revisión y presentación de informes adoptados por la función de cumplimiento corporativo deben ser estandarizados, relevantes y suficientemente consistentes con las actividades de la organización. Los problemas de cumplimiento y el estado se informan a la administración, al comité de cumplimiento y al comité de cumplimiento a nivel de la junta. Los informes pueden ser en forma de informes formales de cumplimiento u otra comunicación formal, como memorandos dirigidos al miembro de la junta.
Informes y comunicación
El propósito de las actividades de cumplimiento normativo es garantizar que los encargados de la gobernanza conozcan el estado de cumplimiento y el perfil de riesgo de la organización para que puedan tomar o sugerir acciones correctivas que debe tomar la administración. Es responsabilidad de la gerencia presentar la información verdadera y significativa frente a los miembros de la junta y el comité de cumplimiento.
La función de cumplimiento debe llevar a cabo regularmente revisiones independientes de cumplimiento corporativo basadas en una muestra representativa de transacciones materiales y de alto riesgo. El incumplimiento puede identificarse como que tiene serias implicaciones regulatorias en la reputación, la estabilidad financiera y la marca de la organización.
Las revisiones de cumplimiento deben cubrir procesos como el conocimiento del riesgo de cumplimiento, la adecuación de los controles internos, la exactitud de la información presentada a la autoridad reguladora y las acciones de gestión requeridas para cumplir con los fallos o infracciones de control.
El oficial de cumplimiento decide las áreas para la presentación periódica de informes de riesgos de cumplimiento al comité de cumplimiento y a la junta. Sobre la base de los informes de cumplimiento, el oficial de cumplimiento informa al comité de cumplimiento y a la junta sobre los hallazgos de los riesgos y fallas de cumplimiento.
Los informes de cumplimiento deben estar de una manera que permita al comité de cumplimiento y a la junta comprender claramente los riesgos de cumplimiento normativo a los que está expuesta la organización y la idoneidad de los controles internos clave para gestionar los riesgos de cumplimiento corporativo.
Los informes de cumplimiento deben facilitar a la junta el desempeño de sus responsabilidades de supervisión del riesgo de cumplimiento. La junta debe revisar y determinar el tipo, contenido y frecuencia de los informes para asegurarse de recibir la información necesaria para llevar a cabo su función de supervisión.
Los informes de cumplimiento como herramienta de comunicación deben incluir lo siguiente:
- Los resultados de las evaluaciones de riesgos de cumplimiento realizadas durante el período de evaluación, destacando los cambios clave en el perfil de riesgo de cumplimiento
- Un resumen de incumplimientos e incidencias de incumplimiento normativo y deficiencias en la gestión del riesgo de cumplimiento
- Una evaluación del impacto de los incidentes de cumplimiento en una organización, como las sanciones impuestas por cualquier autoridad reguladora
- Cuestiones de cumplimiento que involucran a departamentos o miembros de la administración y el estado de las investigaciones o acciones que se están tomando
- Una actualización sobre el panorama cambiante del entorno regulatorio debido a cambios en el enfoque regulatorio o las instrucciones
- Recomendaciones de acciones correctivas para abordar las infracciones de cumplimiento y las deficiencias de los controles internos
- Un registro de las medidas correctivas adoptadas y la eficacia de dichas medidas
Reflexiones finales
La comunicación es un aspecto inevitable y crítico de las operaciones de cualquier negocio. Es especialmente crítico comunicarse de manera efectiva. Sin embargo, esto no es fácil porque es una habilidad más matizada de lo que muchas personas creen. Algunos pueden descartar su relevancia en el mundo de las finanzas, argumentando que los equipos financieros pueden salirse con la suya siendo menos agradables debido a la naturaleza analítica de sus roles.
