Las estrategias para la detección de fraudes, que van desde análisis avanzados de datos y auditorías hasta investigaciones policiales y programas de denunciantes, forman un mecanismo de defensa de múltiples capas esencial para que tanto los gobiernos como las empresas combatan eficazmente las actividades fraudulentas.

Los métodos de detección de fraude abarcan una amplia gama de enfoques, que incluyen análisis avanzado de datos, auditorías internas y externas, investigaciones policiales y programas de denuncia de irregularidades, todos los cuales colectivamente proporcionan una defensa integral y de múltiples capas contra actividades fraudulentas. En la mayoría de los casos, los fraudes no se detectan mediante medidas preventivas o de detección, sino que se identifican a través de funciones o fuentes empresariales externas o independientes.

Las estrategias para la detección de fraudes

El fraude relacionado con los teléfonos móviles, las reclamaciones de seguros, las solicitudes de devolución de impuestos, las transacciones con tarjetas de crédito, la contratación pública y otros ámbitos plantea importantes retos a los gobiernos y las empresas, lo que hace necesario el uso de técnicas de análisis especializadas para detectar el fraude. Estas técnicas se encuentran en los campos del descubrimiento de conocimientos en bases de datos (KDD), la minería de datos, el aprendizaje automático y la estadística. Proporcionan soluciones aplicables y exitosas a varios tipos de delitos de fraude electrónico.

En general, la razón principal para utilizar las técnicas de análisis de datos es la lucha contra el fraude, ya que muchos sistemas de control interno tienen fallos importantes. Por ejemplo, el planteamiento actual de muchos organismos encargados de la aplicación de la ley para detectar empresas implicadas en posibles casos de fraude consiste en recibir pruebas circunstanciales o denuncias de los denunciantes.

En consecuencia, un gran número de casos de fraude pasa desapercibido y queda impune. Las empresas y organizaciones confían en las técnicas especializadas de análisis de datos, como la minería de datos, el cotejo de datos, la función «sounds like», el análisis de regresión, el análisis de clustering y el Gap, para probar, detectar, validar, corregir errores y supervisar eficazmente los sistemas de control contra las actividades fraudulentas. Las técnicas utilizadas para detectar el fraude se dividen en dos categorías: técnicas estadísticas e inteligencia artificial.

A continuación se presentan algunos métodos de detección que ayudan a identificar el fraude.

Línea directa de denuncia de irregularidades

A través de un programa de denuncias, la organización demuestra su compromiso con el buen gobierno corporativo y el establecimiento de una cultura de gestión del riesgo de fraude que promueve un alto grado de ética y creencia en sus valores corporativos declarados.

La política de gestión del fraude pondrá de manifiesto la responsabilidad de los empleados de informar a la alta dirección de la empresa de cualquier fraude identificado.

Por lo general, los empleados se muestran reacios a compartir la información con la dirección por miedo a perder su empleo. Por lo tanto, la alta dirección debe diseñar una política en la que se anime a todos los miembros de la organización o empresa a compartir la información con la alta dirección sin ningún temor. La dirección puede establecer las líneas directas de fraude como medio para animar a los empleados a denunciar los incidentes de fraude sin ningún temor.

Estos programas pueden desarrollarse para:

• fomentar la notificación de incidentes de fraude,
• permitir la investigación adecuada de los incidentes de fraude notificados, y
• proteger a los empleados que revelaron los fraudes a la dirección.

Base de datos de fraudes

La dirección puede crear una base de datos para registrar los detalles de los incidentes de fraude, incluidos los detalles del progreso de las investigaciones. Estas bases de datos deben ser analizadas y supervisadas de forma continua. Esto ayuda a la dirección a comprender los motivos y las causas de los incidentes de fraude. La dirección establece y aplica los procesos y procedimientos pertinentes para evitar que se produzcan fraudes similares.

Comunicación y formación

La dirección debe garantizar que se imparte una formación adecuada a los empleados para la prevención y detección de incidentes de fraude. Los programas de formación deben desarrollarse en función de la complejidad de las operaciones de la organización. Los programas de formación deben ser muy prácticos y centrarse en los requisitos para identificar y prevenir el fraude en la organización.

Hay que animar a todos los empleados a identificar los fraudes en sus respectivos departamentos y funciones. Se puede incentivar a los empleados mediante la concesión de premios si se identifican y denuncian los incidentes de fraude.

Aviso interno

La organización debe establecer los procesos internos de disuasión del fraude, con el elemento del chivatazo interno, para garantizar que los incidentes de fraude se comunican de forma confidencial al departamento o a las autoridades pertinentes. Puede ser el departamento de investigación de fraudes o el comité de gestión de fraudes.

El chivatazo ayuda a planificar el proceso de investigación del fraude sin que el culpable sea informado. Dichas prácticas ayudan a la realización de una adecuada planificación y ejecución de las investigaciones de fraude.

Tip-off externo

La organización debe establecer la función de comunicación corporativa externa en la que se practican las consideraciones de denuncia externa relacionadas con el fraude. Esto ayudará a garantizar que los incidentes de fraude sean comunicados a la organización por las partes interesadas de manera confidencial. Las partes interesadas externas pueden ser los clientes, el público, los proveedores o los reguladores de la organización.

Dicha comunicación de las partes interesadas externas debe ser comunicada al departamento de investigación de fraudes o al comité de gestión de fraudes.

Investigación de las fuerzas del orden

Las autoridades pol iciales investigan los fraudes cuando se infringen las disposiciones legales aplicables. Las autoridades policiales llevan a cabo una serie de tareas, como la recogida de pruebas y el testimonio de los fragmentos de pruebas en los tribunales correspondientes.

Las autoridades policiales pueden trabajar para el gobierno federal o el estatal. Los departamentos de policía también pueden participar en el proceso de investigación del fraude en función de las leyes locales aplicables del gobierno estatal y federal. Puede haber situaciones en las que las fuerzas del orden y la policía trabajen juntas de forma encubierta. La naturaleza de la investigación y la implicación de los organismos y la policía dependen de la ubicación del fraude, el tamaño de la organización, el perfil de los defraudadores y las disposiciones legales infringidas.

Auditoría interna

El departamento de auditoría interna de la organización es una función independiente que depende del Comité de Auditoría del Consejo (BAC). La función de auditoría interna está dirigida por el Jefe de Auditoría Interna (CIA), que trabaja como secretario del CAV.

La función de auditoría interna está facultada para investigar los incidentes de fraude. Están dotados de autoridad suficiente para obtener y revisar las pruebas pertinentes tanto dentro como fuera de la organización. Los auditores internos planifican adecuadamente las investigaciones de fraude y despliegan los recursos pertinentes y experimentados para investigar el caso. El proceso puede consistir en entrevistar a los defraudadores y a otros empleados relevantes.

Auditoría externa

Los auditores externos de la organización son responsables de la realización de la auditoría de los estados financieros de la empresa. Su alcance se limita a los estados financieros de la organización. Sin embargo, puede existir la posibilidad de que la dirección de la organización prepare los estados financieros de forma fraudulenta o infle o desinfle artificialmente los importes financieros.

Los auditores externos están obligados a obtener suficientes pruebas de auditoría adecuadas para respaldar la opinión de auditoría sobre los estados financieros de la organización o empresa.

Para cubrir el riesgo de que los estados financieros se preparen de forma fraudulenta, los auditores externos planifican adecuadamente la auditoría externa. Los auditores externos se aseguran de que se apliquen los procedimientos de auditoría adecuados a los estados financieros, los saldos y los importes, de modo que se identifique cualquier fraude intencionado durante las actividades de auditoría.

Reflexiones finales

La exploración de métodos de detección de fraude, que van desde programas de denuncia de irregularidades hasta análisis avanzados de datos, destaca la naturaleza compleja y multifacética de la gestión del fraude. Subraya que, si bien las técnicas proactivas, como la inteligencia artificial y el análisis estadístico, ofrecen un enfoque más preciso y basado en datos para detectar anomalías, los métodos tradicionales como la denuncia de irregularidades, las investigaciones policiales y las auditorías internas y externas son invaluables por su perspectiva humana y experiencia legal.

Sin embargo, el éxito de estas estrategias combinadas depende en gran medida de una cultura corporativa sólida que priorice el comportamiento ético y del compromiso de la alta dirección de fomentar un entorno seguro y transparente en el que todas las partes interesadas, internas o externas, se sientan alentadas a denunciar posibles irregularidades. Por lo tanto, aunque las herramientas sofisticadas de detección de fraude son cruciales, la estrategia de prevención y detección de fraude más efectiva sigue siendo un enfoque equilibrado que integre recursos humanos y tecnológicos.