Se espera que un oficial de cumplimiento tenga ciertos conocimientos, habilidades y responsabilidades. El cumplimiento es la observancia de reglas, regulaciones, leyes y estándares válidos dentro de los cuales esto se logra.
Las funciones de cumplimiento corporativo comenzaron a surgir durante el siglo 20 en respuesta a grandes escándalos en los Estados Unidos. Los escándalos incluyen la adquisición de 400 asientos de martillo de dólar estadounidense y 600 asientos de inodoro de dólares estadounidenses en el Departamento de Defensa. La Comisión de Sentencias de los Estados Unidos estableció las primeras Pautas Federales de Sentencia para Organizaciones en 1991, introduciendo la posibilidad de castigo que tenían Programas de Cumplimiento y Ética «eficientes».
En ese momento, el delito se cometió en respuesta al aumento de los escándalos corporativos y al castigo organizacional inconsistente. Esto creó puestos para personas cuyo trabajo era desarrollar e implementar programas de cumplimiento en las organizaciones son oficiales de cumplimiento. Con los escándalos corporativos en todo el mundo, la profesión de cumplimiento creció en importancia.
Actividades de las funciones de cumplimiento
La función de cumplimiento es una organización que garantiza que las leyes, regulaciones y estándares aplicables se identifiquen, comprendan y difundan oportunamente a la administración para el cumplimiento.
La función de cumplimiento funciona como asesor de las unidades de negocio y operaciones para garantizar que comprendan y apliquen correctamente los principios de los requisitos reglamentarios. La función de cumplimiento evita la ocurrencia de grandes pérdidas financieras debido a incumplimientos regulatorios y también a la reputación dañada. En pocas palabras, la función de cumplimiento crea políticas y procesos que de manera efectiva:
● Prevenir
● Detectar
● Eliminar o resolver «eventos no deseados»
La función de cumplimiento garantiza que se prohíban las actividades de uso de información privilegiada y que se implementen procesos justos para tratar con los clientes. La función de cumplimiento supervisa las transacciones y actividades de los clientes para garantizar que las transacciones sospechosas se identifiquen y se notifiquen a las autoridades reguladoras de acuerdo con los requisitos reglamentarios ALD / CTF.
La función de cumplimiento permite a los empleados realizar sus actividades diarias de conformidad con las leyes y regulaciones aplicables.
Actividades y obligaciones de un oficial de cumplimiento
Los oficiales de cumplimiento apoyan al Director de Cumplimiento de la empresa en el desempeño de las funciones y responsabilidades de cumplimiento. Los oficiales de cumplimiento trabajan para prevenir incumplimientos e irregularidades.
¿Cómo previenen los oficiales de cumplimiento las irregularidades?
Los oficiales de cumplimiento trabajan para:
- Evaluar el riesgo de cumplimiento e implementar medidas de gestión de riesgos de cumplimiento. La evaluación de riesgos de cumplimiento es un punto de partida para planificar actividades anuales de cumplimiento dentro de un programa de cumplimiento. Como los recursos que el oficial de cumplimiento tiene disponibles son limitados, es esencial identificar dónde están los riesgos para que los recursos limitados puedan canalizarse de la mejor manera posible para lograr resultados óptimos.
- Definir las reglas de cumplimiento para garantizar el cumplimiento normativo y la incorporación de principios de integridad en las actividades comerciales.
- Educar, asesorar, informar y comunicar. Comprender las reglas y procedimientos de los empleados es clave para lograr una conducta armoniosa de los empleados y, por lo tanto, la educación es una de las actividades clave del oficial de cumplimiento. Los oficiales de cumplimiento también asesoran a los empleados en caso de dudas o dilemas y comunican continuamente valores, reglas e información relevante a los empleados.
¿Cómo eliminan o resuelven las irregularidades los oficiales de cumplimiento?
Los oficiales de cumplimiento eliminan o resuelven irregularidades mediante:
- Asegurar que las personas que violan las regulaciones y reglas sean castigadas consistentemente. Aunque la acción disciplinaria es responsabilidad de la gerencia, los oficiales de cumplimiento deben monitorear cómo termina cada caso de irregularidad y detectar cualquier inconsistencia en este proceso para evitar dobles estándares en la implementación de la acción disciplinaria.
- Asegurar que los errores no vuelvan a ocurrir cerrando «lagunas» en los procesos. Cuando se produce un problema o irregularidad particular debido a un defecto del sistema, el oficial de cumplimiento ordenará a los departamentos relevantes que tomen medidas correctivas e intervengan en los procesos relevantes definiendo claramente las responsabilidades de las partes interesadas.
- Participar en la gestión de crisis. El oficial de cumplimiento debe desarrollar una estrategia de comunicación y gestión de crisis.
Los oficiales de cumplimiento detectan irregularidades mediante:
- Supervisión del proceso de cumplimiento e implementación de controles de cumplimiento de segundo nivel
- Comunicación con los empleados, directamente o a través de canales de denuncia irregulares
- Investigación de irregularidades
- Implementación de evaluaciones de riesgos de cumplimiento, además de indicar los riesgos que enfrenta la organización, la implementación de la evaluación de riesgos con frecuencia puede descubrir la existencia de posibles irregularidades.
- Realización de auditorías de cumplimiento
Los oficiales de cumplimiento definen los planes anuales y las actividades de cumplimiento que se implementarán en el marco del programa de cumplimiento, para llevar a cabo las actividades de manera sistemática y para planificar los activos y el tiempo necesarios para su implementación.
Es muy importante entender que todos en la organización son responsables del cumplimiento de las regulaciones y reglas. Aún así, no todos en la organización pueden ser responsables del programa de ética y cumplimiento de la organización. Todos en la organización deben cumplir con las reglas, informar cada violación de las reglas e implementar actividades concretas de cumplimiento dentro de sus dominios de trabajo. Aún así, el oficial de cumplimiento es responsable de crear programas de ética y cumplimiento y monitorear el cumplimiento de la organización y los empleados con las normas establecidas.
Es importante entender que la alta dirección (CEO o junta directiva) es responsable de la conducta de la organización.
La dirección gestiona la empresa y toma decisiones relacionadas con la empresa. Al mismo tiempo, el oficial de cumplimiento asesora a la gerencia sobre el cumplimiento, la acción en casos de irregularidades identificadas, la definición de acciones correctivas, la educación, la comunicación con el público en caso de riesgo de reputación, etc. La función del oficial de cumplimiento es proporcionar toda la información relevante para la toma de decisiones a la gerencia, incluida la evaluación de riesgos en el caso de ciertas decisiones. Aún así, la decisión final siempre es tomada por la gerencia.
Los oficiales de cumplimiento ayudan a la organización a seguir las reglas establecidas. Por lo tanto, necesitan contar con el apoyo de la alta dirección para que puedan lograr los mejores resultados posibles en su trabajo de proteger a la empresa de los riesgos financieros, de reputación y regulatorios.
Estas son las condiciones previas básicas requeridas para el trabajo adecuado de los oficiales de cumplimiento:
- Cita: Un oficial de cumplimiento debe ser nombrado por el órgano administrativo principal de la organización y responder y tener comunicación directa con el órgano administrativo principal de la organización.
- Independencia: Un oficial de cumplimiento debe tener un alto nivel de independencia en el trabajo para identificar irregularidades sin temor a represalias o conflicto de intereses.
- Inclusión – Asiento en la mesa: Un oficial de cumplimiento debe estar familiarizado con todas las actividades regulares de la organización para construir una cultura ética que promueva los objetivos generales del negocio.
- Empoderamiento: Un oficial de cumplimiento debe tener suficiente autoridad para garantizar que sus decisiones y recomendaciones se tomen en serio y se implementen o aborden en todos los niveles de la organización.
- Recursos: Un oficial de cumplimiento debe tener suficientes recursos financieros y humanos para promover eficazmente los estándares, educar a los empleados y responder rápidamente a una posible violación de la regla.
Conocimientos y habilidades de los oficiales de cumplimiento
Las habilidades más importantes de un oficial de cumplimiento incluyen liderazgo, hablar en público, escribir, tomar decisiones éticas, comunicaciones y capacitación.
A partir de las tareas y deberes del oficial de cumplimiento, es evidente qué tipo de conocimientos y habilidades deben tener. El oficial de cumplimiento necesita muchas habilidades, especialmente escucha activa y comprensión de lectura.
Las siguientes habilidades son las más importantes para los oficiales de cumplimiento:
- Habilidades complejas para resolver problemas
- Contenido (ciencia, expresión oral, escritura, escucha activa, comprensión lectora)
- Proceso (monitoreo, estrategias de aprendizaje, aprendizaje activo, pensamiento crítico)
- Habilidades de gestión de recursos
- Habilidades sociales (negociación, percepción social, etc.)
- Habilidades del sistema
- Habilidades técnicas
Como todas las habilidades enumeradas no se pueden encontrar en una sola persona, las organizaciones forman equipos de profesionales con diversas habilidades. Las habilidades sociales y organizativas de los oficiales de cumplimiento son fundamentales para sus funciones. La organización puede contratar expertos externos en cumplimiento si se requieren conocimientos técnicos o experiencia específicos.
Reflexiones finales
Un Oficial de Cumplimiento realiza varias funciones, incluida la supervisión de todos los procesos y procedimientos operativos con la ayuda de una plataforma de gestión de cumplimiento para garantizar que la empresa cumpla con todas las regulaciones legales y estándares éticos. Gestiona el flujo de información mediante la investigación, el registro y el análisis de datos e información.
