Cuando se enfrenta a acusaciones digitales iniciales o indicios de fraude, es importante abordar la situación con precaución y seguir los procedimientos adecuados. Las empresas y organizaciones dan la misma importancia a las fuentes internas y externas, incluidos los sistemas de información y los dispositivos electrónicos de los que se obtienen pistas o pruebas iniciales sobre delitos o fraudes financieros electrónicos o digitales.
Las investigaciones de fraude digital generalmente son realizadas por el departamento de investigación de fraude, que forma parte de la empresa u organización. En la mayoría de los casos, los fraudes digitales se descubren inicialmente debido a auditorías de rutina, cambios en los trabajos de los empleados, transferencias internas o renuncias de empleados. Muy pocos fraudes se descubren como parte de un intento deliberado de descubrir el fraude porque, en la mayoría de las organizaciones, falta la implementación de un proceso proactivo de detección de fraude.
Manejo de acusaciones digitales iniciales o indicios de acciones de fraude
Se deben tomar las siguientes medidas cuando se recibe una sospecha o queja de fraude digital, ya sea desde dentro o fuera de la empresa u organización:
- El administrador de incidentes de fraude debe ser alertado de que existe una acusación o sospecha; y
- Información apropiada que debe obtenerse sobre la denuncia en la mayor medida posible
Los detalles sobre el delito financiero digital inicial o la información de fraude deben incluir el nombre de la persona que proporciona la información inicial y todos los detalles sobre el presunto fraude, incluidos los sospechosos, los tiempos, el lugar, la cantidad involucrada, las herramientas utilizadas, el tipo de fraude, etc. Se debe tomar una declaración formal por escrito de un informante, que debe demostrar ser una prueba importante en caso de que se procese alguna acción legal más adelante. Dicha información se obtiene a través de un proceso de entrevista o una serie de entrevistas realizadas por el experto en fraude apropiado.
Las siguientes son algunas consideraciones importantes que deben garantizarse en el momento de la evaluación inicial de los delitos financieros digitales, como el fraude reportado por fuentes internas o externas:
- El sospechoso no debe ser alertado de que se ha hecho una acusación.
- Debe elaborarse una lista de todas las circunstancias que rodean la sospecha de fraude.
- Se debe mantener un registro de todas las acciones tomadas para obtener información inicial.
- Se deben preparar notas de archivo precisas para cualquier conversación o correspondencia que haya ocurrido. Estas notas pueden usarse para procedimientos judiciales más adelante en el proceso de investigación de fraude.
- Solo deben participar aquellas personas que necesitan saber.
También debe tenerse en cuenta que si el sospechoso es un empleado que trabaja en la empresa, en el momento de diseñar una estrategia de investigación, se deben verificar las búsquedas completas de antecedentes y el historial del empleado incluso en las siguientes circunstancias:
- El sospechoso es consciente de la sospecha o acusación;
- El sospechoso es un empleado de la empresa u organización;
- El sospechoso trabaja en las instalaciones o lugares donde ocurre el fraude;
- Si la actividad de fraude reportada es continua o fue una actividad de fraude de una sola vez; o
- La gerencia está tomando la acusación o sospecha como seria o no.
Tales casos pueden permitir al investigador de fraude obtener información más útil sobre el caso o pueden exponer a otros estafadores relacionados. Porque en muchos casos, a nivel de investigaciones iniciales, parece que solo un empleado está involucrado en el fraude. Sin embargo, se pueden descubrir más personas interconectadas a través de búsquedas apropiadas de antecedentes e historial laboral del sospechoso.
Muchas empresas involucran a sus asesores legales en este punto para diseñar la estrategia de investigación. El objetivo de la participación de los abogados es obtener información sobre las opciones legales posibles y disponibles y otros asuntos relacionados con el empleo. Estos asesores jurídicos pueden ser abogados internos o externos. Los asesores legales ayudan a las organizaciones a proporcionar comentarios sobre las disposiciones legales relevantes aplicables en circunstancias particulares. La opinión inicial de los asesores legales también mitiga el riesgo de posibles riesgos legales y disputas que el sospechoso o los empleados relacionados pueden presentar contra la empresa.
Tras esta fase inicial de la investigación, la autoridad competente o el experto en fraude deben decidir si la sospecha o las alegaciones justifican una investigación más profunda. Supongamos que se decide que una acusación o sospecha no puede ser descartada como falsa. En ese caso, se deben tomar medidas adicionales para investigar el caso y encontrar al verdadero culpable y recuperar la cantidad de fraude.
Reflexiones finales
El manejo de acusaciones digitales iniciales o indicios de fraude implica una serie de pasos para investigar y responder a posibles actividades fraudulentas. El proceso comienza con la identificación de la acusación o indicación de fraude, que puede provenir de una variedad de fuentes, como auditoría interna, denunciantes o análisis de datos. Una vez identificada, la denuncia debe ser evaluada para determinar su credibilidad y el impacto potencial en la organización. Esta evaluación puede implicar la revisión de la documentación relevante, la realización de entrevistas y el análisis de datos.
Si se determina que la acusación es creíble, se debe desarrollar un plan de respuesta que describa los pasos a seguir para investigar y mitigar el fraude. Este plan puede incluir la obtención de pruebas, la notificación a las partes apropiadas, como las agencias reguladoras o de aplicación de la ley, y la implementación de controles para evitar que ocurran en el futuro. A lo largo del proceso de investigación, es importante mantener una cadena de custodia para todas las pruebas y garantizar que todas las acciones estén debidamente documentadas. Además, todas las comunicaciones y acciones deben llevarse a cabo con sensibilidad y confidencialidad para proteger los derechos de todas las partes involucradas.
En última instancia, el objetivo de manejar las acusaciones digitales iniciales o indicios de fraude es identificar y abordar la actividad fraudulenta de la manera más rápida y efectiva posible para minimizar su impacto en la organización.
