Tratamiento de las alegaciones iniciales o de los indicios de fraude

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Tramitación de las denuncias iniciales o de los indicios de fraude. La recepción y la denuncia, la sospecha o el «chivatazo» provocan el inicio de las investigaciones sobre el fraude. El inicio de las investigaciones también tiene lugar cuando la información relacionada proviene de fuera de la organización. Las empresas y organizaciones dan la misma importancia a las fuentes internas y externas de las que se obtienen los primeros indicios o pruebas sobre los fraudes de la dirección, los empleados, los clientes o las personas ajenas a la empresa.

Tratamiento De Las Denuncias Iniciales

Tratamiento de las alegaciones iniciales o de los indicios de fraude

Las investigaciones de fraude suelen ser realizadas por el departamento de investigación de fraudes, que forma parte de la empresa u organización.

En la mayoría de los casos, los fraudes se descubren inicialmente a causa de las auditorías rutinarias, los cambios de trabajo de los empleados, los traslados internos o la dimisión de los empleados. Muy pocos de los fraudes se descubren como parte de un intento deliberado de descubrir el fraude porque en la mayoría de las organizaciones falta la implementación de un proceso proactivo de detección del fraude.

Actuaciones en caso de sospecha o denuncia de fraude

Cuando se reciba una sospecha de fraude o una denuncia, ya sea de dentro o de fuera de la empresa u organización, se deben tomar las siguientes medidas:

  • El gestor de incidentes de fraude debe ser alertado de la existencia de una acusación o sospecha.
  • Se debe obtener la información adecuada sobre la denuncia en la mayor medida posible.

Los detalles sobre la información inicial sobre el fraude deben incluir el nombre de la persona que proporciona la información inicial (informante) y todos los detalles relativos al presunto fraude, incluidos los sospechosos, los horarios, el lugar, la cantidad involucrada, las herramientas utilizadas, el tipo de fraude, etc. Debe tomarse una declaración formal por escrito de un informante, que debería ser una prueba importante en caso de que haya que procesar cualquier acción legal en una fase posterior. Dicha información se obtiene a través de un proceso de entrevistas o de una serie de entrevistas realizadas por el experto en fraude correspondiente.

Consideraciones de los expertos en investigación de fraudes

Algunas de las consideraciones importantes que deben garantizar los expertos en investigación de fraudes en el momento de la evaluación inicial del fraude son las siguientes

  • El sospechoso no debe ser alertado de que se ha hecho una denuncia.
  • Debe elaborarse una lista de todas las circunstancias que rodean la sospecha de fraude.
  • Se debe llevar un registro de todas las acciones realizadas para obtener la información inicial.
  • Deben prepararse notas de archivo precisas para cualquier conversación o correspondencia que se haya producido. Estas notas pueden utilizarse en los procedimientos judiciales en una fase posterior del proceso de investigación del fraude.
  • Las personas sólo deben participar en caso de necesidad.

El sospechoso de una acusación debe:

También hay que tener en cuenta si:

  • el sospechoso es consciente de la sospecha o la acusación;
  • el sospechoso es un empleado de la empresa u organización;
  • el sospechoso trabaja en el local o lugar donde se produce el fraude;
  • si la actividad fraudulenta denunciada es continua o fue una actividad fraudulenta única; y
  • si la dirección se toma en serio la acusación o la sospecha o no.

Cuando el sospechoso es un empleado

Si el sospechoso es un empleado que trabaja en la empresa en el momento de diseñar una estrategia de investigación, se deben comprobar todos los antecedentes y el historial del empleado. Esto puede permitir al investigador de fraudes obtener más información útil sobre el caso o puede exponer a otros defraudadores relacionados. Porque en muchos casos, a nivel de las investigaciones iniciales, parece que sólo hay un empleado implicado en el fraude. Sin embargo, puede haber más personas interconectadas, que se descubren a través de las correspondientes búsquedas de antecedentes y del historial laboral del sospechoso.

Muchas empresas recurren a sus asesores jurídicos para diseñar la estrategia de investigación. El objetivo de la participación de los abogados es obtener información sobre las opciones legales posibles y disponibles y otros asuntos relacionados con el empleo. Estos asesores jurídicos pueden ser abogados internos o externos. Los asesores jurídicos ayudan a las organizaciones a proporcionar información sobre las disposiciones legales aplicables. La opinión inicial de los asesores jurídicos también mitiga el riesgo de posibles riesgos legales y litigios que el sospechoso o los empleados relacionados con él puedan presentar contra la empresa.

Tras esta fase inicial del proceso de investigación, la autoridad competente o el experto en fraude deben decidir si la sospecha o las alegaciones justifican una investigación más profunda o no. Si se decide que una acusación o sospecha no puede descartarse como falsa, deben tomarse medidas adicionales para seguir investigando el caso y encontrar al verdadero culpable y recuperar el importe del fraude.

Equipo de lucha contra el fraude

Algunos planes de respuesta al fraude sólo contemplan las situaciones en las que un empleado descubre un fraude y lo comunica a un departamento de investigación para que siga investigando. Sin embargo, algunos fraudes tienen consecuencias de gran alcance que van mucho más allá del ámbito del departamento de investigación (por ejemplo, cuando el
La liquidez de la organización está en peligro). El Plan también debería tener en cuenta estas posibilidades.

La mayoría de las grandes organizaciones han formado comités de gestión de crisis para responder a incidentes importantes (como un incendio o una explosión), por lo que no es raro que un Plan de Respuesta al Fraude adopte un enfoque similar. Normalmente, esto implica la formación de un Equipo de Gestión de Incidentes de Fraude, que incluye miembros esenciales y cooptados.

En algunos tipos de fraude, la víctima puede tener sólo unas horas para actuar con el fin de congelar los fondos que han sido transferidos ilegalmente. Es fundamental establecer la información de contacto de los proveedores de servicios críticos.
antes del evento, incluidos los departamentos de apoyo interno, como el jurídico, la seguridad corporativa, los seguros, los abogados externos, la policía y las agencias de telecomunicaciones, los contables forenses y los investigadores.

Recepción y valoración inicial de la sospecha, denuncia o «chivatazo

Las investigaciones sobre el fraude se inician a menudo en respuesta a una denuncia o a un chivatazo (a menudo anónimo). Suele provenir de la propia organización, pero no son infrecuentes los consejos externos. Muchos
Los incidentes de fraude se descubren a menudo por casualidad, como resultado de una auditoría, un cambio de trabajo o una dimisión. Debido a que muy pocas organizaciones implementan un programa proactivo de detección de fraudes, muy pocos fraudes se descubren como parte de un intento deliberado de descubrir el fraude.

Plan de respuesta al fraude

Un plan de respuesta al fraude típico incluye los siguientes componentes:

  • el objetivo del plan,
  • declaración de política,
  • definición de fraude,
  • funciones y responsabilidades, como
  • equipo de investigación de fraudes,
  • objetivos civiles y militares
  • repercusiones penales
  • notificación y recogida de sospechas
  • así como la preservación de las pruebas

Reflexiones finales

Hay que determinar si la alegación o la sospecha justifica una investigación más profunda o es inverosímil o vejatoria. Sin embargo, esta decisión debe tomarse con precaución. Deben tomarse medidas adicionales si una acusación no puede descartarse rápidamente como falsa.

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